SECRETARIAT

services de secretariat 06

Le service de secrétariat a pour objectif de vous faciliter la tâche, voire de rédiger à votre place.

Trois pôles dominants :

• L’organisation
Gestion de l’information textuelle et numérique, gestion du temps, gestion des activités, gestion
des projets, planification, affectation des moyens, mise en œuvre, suivi, bilan d’opérations
diverses.

• La documentation
Recherche et exploitation des sources documentaires, choix et consultation de banques de
données, constitution et actualisation de dossiers documentaires, organisation et gestion de la communication

• la communication
Communication interne ou externe, écrite, orale, prise de notes
téléphone, e-mail, réception de visiteurs

Les missions proposées portent sur les domaines :

• Administratif :
Accueil et traitement de l’information
courrier, téléphone, fax, email, documentation, classement,
le traitement, exploitation, le suivi d’une partie des informations de votre structure, correspondance courante ou spécifique
ƒ Gestion administrative du personnel
ƒ Relations avec les administrations
Saisie et présentation de notes et documents généralement à caractère confidentiel.
la préparation des dossiers, rassemblement des informations nécessaires à la prise de décision.

• Comptable :
Travaux de préparation des données comptables avec le support de logiciels adaptés – CIEL Compta –  facturation, paie

ƒSuivi des opérations courantes en relation avec les clients, les fournisseurs, les salariés, les services fiscaux, les organismes sociaux

ƒ Gestion de la trésorerie

• Commercial :

Mise en oeuvre d’un suivi commercial avec le support du logiciel CIEL gestion commerciale

ƒ Gestion des approvisionnements et des livraisons

ƒ

Exemples de tâches pouvant être assurées à distance :
• Présentation de documents (lettres, rapports…)
• Facturation client et gestion des relances
• recherche de documentation
• prise des appels téléphoniques en cas d’absence.
• mailing

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